L’inefficienza produttiva determina l’andamento economico dell’azienda. Ecco le 10 cause più diffuse.
Di seguito, l’aggiornamento di questo articolo.
Quando implementiamo il nostro sistema MES nelle PMI, nella prima fase, analizziamo lo stabilimento sotto diversi punti di vista, utilizzando un approccio scientifico-ingegneristico Factory Physics e la nostra esperienza.
Spesso individuiamo punti critici in diverse aree dell’impianto produttivo e, nella maggior parte dei casi, manager e proprietari sono a conoscenza di questi problemi, ma per svariati motivi non sono stati risolti e continuano ad influenzare negativamente le prestazioni dell’azienda.
Nell’articolo elencheremo le 10 cause principali che portano all’inefficienza produttiva nelle imprese; queste sono le più diffuse che abbiamo rilevato in seguito all’implementazione del nostro software in più di 70 imprese nostre Clienti.
Specifichiamo, inoltre, che non terremo in considerazione l’impatto che l’andamento di mercato ha sull’efficienza produttiva. Se la struttura dell’azienda è stabile, infatti, essa aderisce alle richieste di mercato adattandosi alle esigenze della domanda, ma perché ciò avvenga potrebbe essere necessaria una riorganizzazione aziendale. L’impatto di mercato, dunque, è causa di inefficienza produttiva del tutto naturale.
Parleremo quindi di inefficienze fattibili da migliorare e che non richiedano grandi investimenti di denaro, bensì un grande cambiamento di mentalità.
Di seguito, le 10 cause di inefficienza produttiva, dalle meno rilevanti alle più importanti.
#10 Layout produttivo non adeguato
Il layout produttivo è la disposizione interna di stazioni operative, reparti, aree di stoccaggio e zone di buffer.
Di solito la disposizione delle linee produttive all’interno di uno stabilimento è un dato ereditato. La microimpresa si trasforma in piccola, quella piccola in media impresa senza, però, riprogettare il layout produttivo, ma solamente ampliandolo a seconda della crescita.
Il dislocamento di una nuova macchina viene infatti deciso in base alla convenienza economica, per ottimizzare le spese di allacciamento e di spostamento di altri macchinari e non in base al flusso produttivo.
Ad esempio, si introduce un nuovo macchinario laddove c’è una presa elettrica libera ed uno spazio già a disposizione. spesso la revisione del layout viene posticipato all’infinito, per cui è un’operazione indispensabile che, però, rimane sempre in sospeso.
Ciò accade perché rivedere l’intero layout potrebbe essere molto dispendioso.
Nel momento in cui si deve decidere dove posizionare una stazione operativa non si prende in considerazione il flusso ottimale dei materiali, ma si considerano soltanto le spese economiche a breve termine.
Il problema è che queste decisioni, successivamente, portano ad eccessivi spostamenti e alla creazione di strutture poco ottimali che rendono il flusso dei materiali inefficiente.
Questo problema è stato riscontrato anche in grandi aziende, per le quali abbiamo riprogettato il layout. Presso un noto produttore di abbigliamento di lusso, ad esempio, abbiamo visto correre le operatrici da una parte all’altra del reparto per andare a prendere delle camicie e cucire dei bottoni.
#9 Scambio ruoli
Lo scambio di ruolo è un’altra causa di inefficienza produttiva; abbiamo notato che si sviluppa soprattutto a seguito di cambi generazionali o di proprietà.
La nuova gestione potrebbe, infatti, cedere parte di decisioni ai responsabili di produzione perché conoscono meglio le dinamiche interne/di produzione. In questo caso il responsabile di produzione diventa una specie di “amministratore delegato” e molte decisioni aziendali vengono prese secondo la visione dei responsabili della produzione, o dei capi officina. Si perde, così, la visione strategica aziendale: questa situazione può durare finché l’andamento economico mette in evidenza la scarsità delle decisioni.
A volte, anche un operaio potrebbe diventare “un’eminenza grigia”. Un operaio altamente skillato, in alcune situazioni critiche per l’azienda, potrebbe “ammalarsi” del pensiero di essere “indispensabile” per portare avanti la produzione o la progettualità aziendale.
Cedere a tale soggetto il potere decisionale a livello tattico-operativo potrebbe essere dannoso per gli interessi aziendali.
Tali situazioni accadono per lo più in piccole aziende, poco strutturate.
#8 Cattive procedure tattico-operative
Nelle piccole e raramente nelle medie industrie, soprattutto quelle ereditate, ci imbattiamo in procedure scritte dal nonno stesso o dal famoso “Ufficio tempi e metodi”.
Queste procedure tattico-operative sono vecchie e, il più delle volte, mai scritte o studiate ed analizzate dal punto di vista dell’efficienza. Nulla togliere alla vecchia guardia industriale, ma con l’innovazione tecnologica dell’industria, anche le procedure operative dovrebbero essere aggiornate.
Gli schemi procedurali rimangono di vecchio stampo, per cui non sono adeguate alla nuova dinamica di processo, molto più tecnologica. Ciò porta, inevitabilmente, ad inefficienza produttiva.
La situazione si aggrava quando davanti ad una nostra proposta di ammodernamento di metodologie di gestione ormai obsoleta, ci rispondono con un saccente “abbiamo sempre fatto così”, il che ci fa capire che il problema non è la procedura, ma la cattiva abitudine.
In questo caso, per cambiare la procedura bisognerebbe cambiare la mentalità della persona. Solo ciò porterebbe risolvere la causa dell’inefficienza produttiva.
#7 Caos in magazzino: dov’è il magazziniere?!
La gestione del magazzino, della movimentazione interna, l’ingresso del materiale, la sua successiva ubicazione e la spedizione dei prodotti finiti comporta una grande inefficienza di fabbrica, se non viene digitalizzata.
I magazzinieri svolgono le operazioni di movimentazione interna e l’informazione sull’ubicazione dei materiali deve essere condivisa tra tutto il personale di produzione. Se le informazioni sul consumo dei materiali presso le stazioni operative non raggiungono il magazziniere, si blocca l’approvvigionamento operativo dei processi produttivi.
Anche lo scambio di operazioni tra il sistema logistico di fabbrica e il sistema MRP con la rete di fornitura esterna, è soggetta a problemi e malfunzionamenti, che causa problemi di inefficienza produttiva.
Abbiamo assistito a spostamenti di km superflui con i carrelli a forche, abbiamo visto magazzini-labirinti e una giungla in aria di accettazione merci, ma le scene più drammatiche sono state i fermi produttivi e le mancate spedizioni a causa dell’assenza del magazziniere, perché non si conosceva l’ubicazione del materiale.
#6 Cattiva gestione delle scorte
La cattiva gestione delle scorte è strettamente collegata alle carenze di pianificazione che vedremo nel punto successivo. In generale, una carente policy della gestione delle scorte, spesso e volentieri porta l’azienda ad un punto di stock-out. Ciò causa inevitabilmente fermi produttivi, quindi inefficienza.
La buona gestione delle scorte, oltre ad adottare la giusta policy (Q-R; S-s; altre), minimizza molti rischi, compreso il principale, ossia quella di mancanza di materiale.
Spesso le aziende, trovandosi di fronte ad una situazione di rottura di stock, prendono decisioni che aggravano ulteriormente l’inefficienza aziendale, poiché una delle più grandi paure degli imprenditori è quella di non rispettare le date di consegna cosa che, effettivamente, potrebbe causare danni ancora più grandi dell’inefficienza, come, ad esempio, la perdita di fiducia del Cliente.
Abbiamo addirittura visto lamiere di acciaio spedite per via aerea pur di non perdere clienti, abbiamo assistito ad un rifornimento di prodotti più costosi rispetto a quelli commissionati, e solo per rispettare i tempi di consegna.
La cattiva gestione delle scorte, inoltre, comporta stress ad altre funzioni aziendali, come il controllo qualità e la produzione. Insomma, l’inefficienza produttiva che parte dalla gestione dei materiali si allarga a macchia d’olio su tutta la produzione aziendale.
#5 Produzione non pianificata o “Falso Just in time”
La pianificazione della produzione si suddivide in pianificazione a breve, medio e lungo termine, cioè in Job Dispatching, Production Scheduling e Production Planning.
Nelle PMI vengono svolte pianificazioni a medio e a breve termine, in quanto il loro orizzonte è piuttosto corto.
Anche il job dispatching, però, non viene eseguito nel modo più ottimale: spesso si basa su una pila di fogli di carta ordinati in base alla priorità. Ciò non ha efficienza: non avendo informazioni di ritorno in tempo reale sull’andamento produttivo delle code o sulla disponibilità delle risorse, hanno molta difficoltà nell’eventuale ripianificazione della produzione.
In altre parole, con l’assenza della pianificazione diventa impossibile coordinare i vari reparti produttivi tra di loro e sincronizzare la produzione con altre funzioni come la logistica, la qualità e la manutenzione. Ciò causa una grande inefficienza produttiva.
No “Just in Time”
Con questo approccio gestionale il piano produttivo di un’azienda deriva e dipende direttamente dalla domanda. Gli ordini di vendita diventano in automatico gli ordini di produzione e vengono organizzati solo in base alla data di consegna. In questo caso, la distribuzione del carico produttivo non è omogenea. Nell’arco di un mese, infatti, si creano momenti di grande stress produttivo e momenti di capacità produttive inutilizzate. Inoltre, la mancanza di aggregazione degli ordini in base ai setup o ai materiali comportano una futile ridondanza delle attività produttive.
#4 Produzione non digitalizzata
Sulla digitalizzazione della fabbrica abbiamo già scritto e verranno pubblicati ulteriori articoli dedicati, in quanto argomento vasto e di grande importanza.
In questo paragrafo ci teniamo, però, a sottolineare come la produzione gestita su carta e tramite comunicazioni verbali, porti ad una profonda inefficienza produttiva.
Mettendo da parte l’aspetto tecnologico, la gestione della produzione è il punto d’incontro tra gli ordini da produrre e le risorse a disposizione. Le risorse aziendali sono tre: macchinari, materiali e personale.
Purtroppo, queste risorse sono soggette alla varianza, cioè ad eventi inattesi che causano l’impossibilità o le difficoltà nel loro utilizzo.
A questo, si aggregano le varianze legate agli ordini, cioè le variazioni di priorità delle commesse o l’ingresso di ordini urgenti non pianificati; ciò rende infattibile la gestione verbale e sulla carta, perché non risponde in modo operativo e rapido ai cambiamenti, in quanto è un sistema aziendale statico e non dinamico.
Inoltre, quando la gestione viene controllata tramite carta e comunicazioni verbali, non si hanno informazioni di ritorno sull’andamento della produzione, per cui non vi è monitoraggio da parte dei responsabili. In alcuni casi, le informazioni vengono addirittura perse.
La pianificazione della produzione (v. #6) in sistemi non digitalizzati è priva di aggiornamenti che arrivano dal campo produttivo, per cui, già al momento della sua attuazione, potrebbe risultare obsoleta, in quanto le condizioni di produzione potrebbero essere già cambiate. Ciò avviene perché si tratta di un tipo di pianificazione statica, non dinamica e, soprattutto, non aggiornata da un sistema di monitoraggio continuo e digitale.
Oltre a ciò, un’altra grandissima causa di inefficienza viene creata dalla comunicazione verbale tra operatori; questo crea gap informativi, perché i dettagli non sono condivisi in modo chiaro ed uguale a tutti gli operatori interessati. Spesso, le informazioni vengono riportate in modo errato o addirittura dimenticate. Questo è il motivo per il quale avere un sistema di messaggistica digitalizzata risolve il problema. Inoltre, le informazioni verbali durano quanto dura la memoria umana, la quale è soggettiva e variabile, a differenza di un database.
La mancata digitalizzazione dei processi, quindi, oltre ad essere una delle maggiori cause di inefficienza produttiva, toglie totalmente le basi per un miglioramento continuo del sistema, in quanto elimina del tutto le informazioni oggettive.
#3 Aziende family-driven
Nel 90% dei casi, per quanto riguarda i nostri Clienti, le aziende sono a conduzione familiare, questo significa che una percentuale molto elevata di PMI italiane fanno parte di questo gruppo. Questo a volte porta ad avere un modello organizzativo aziendale non sempre ottimale, ma che spesso corrisponde al sistema gerarchico della famiglia stessa.
Le decisioni aziendali vengono, quindi, prese in base all’importanza dei legami di parentela, il che comporta scelte soggettive che spesso causano inefficienza produttiva.
Apportare modifiche correttive volte ad un miglioramento organizzativo a queste strutture, potrebbe provocare dei conflitti veri e propri, con conseguenti battibecchi, portando ad una difficoltà di cambiamento e variazioni, invece necessarie.
Questa filosofia di conduzione familiare, oltre a creare problematiche nel rapporto interpersonale di chi deve assumersi responsabilità decisionali, provoca grandi inefficienze anche sul piano produttivo, perché gli operatori, guidati non da dirigenti competenti, bensì da “parenti o amici” del titolare, non hanno un punto saldo di riferimento professionale e non possono discutere le decisioni, nemmeno se si tratta di critiche costruttive. Spesso, quindi, questo tipo di ambiente può allontanare delle valide competenze.
#2 Sistema informativo aziendale non adatto
In questo paragrafo non esprimeremo la nostra opinione su validità e qualità dei software gestionali, ma sulla scelta del sistema in base alle necessità aziendali. In altre parole, il software deve essere commisurato in base alla struttura e all’attività dell’impianto produttivo.
Un software sottodimensionato
Se l’azienda è ben strutturata ed il software non ha la predisposizione di determinate funzionalità, si crea divario tra i processi aziendali concreti e quelli che il software effettivamente può gestire. Inevitabilmente, in questi casi, i processi non controllati devono essere gestiti al di fuori del sistema informativo aziendale, il che potrebbe creare gap informativi, perdita di informazioni e, di conseguenza, inefficienza produttiva.
Un software sovradimensionato
Questo crea un problema ancora più grave, in quanto comporta rischi nascosti non evidenti fin da subito: dal punto di vista funzionale, il software è completo, risponde a tutti i requisiti dell’azienda e ha tutte le funzionalità necessarie per far fronte alle problematiche della fabbrica, ma queste funzionalità o non sono fruibili o il loro costo diventa estremamente alto, portando così l’azienda a rinunciare ad ottenerle.
Spesso, infatti, la valutazione dell’azienda sull’acquisto del software rimane superficiale: si ferma al mero prezzo delle licenze d’uso, senza valutare l’integrazione del software in azienda, la sua verticalizzazione e la formazione del personale che esso richiede.
In altri casi, la struttura aziendale non è conforme all’architettura del software, in quanto il sistema informatico è stato realizzato sullo standard di grandi aziende.
La non integrità del software
La conseguenza portata da questi due problemi sopradescritti è la ricerca, da parte dell’azienda, di un ulteriore software che si occupi della gestione delle funzioni lasciate scoperte.
In un’azienda Cliente abbiamo visto utilizzare sette software differenti e non integrati (cioè che non scambiano informazioni tra di loro) tutti per la gestione della produzione. Per questo, il sistema informativo aziendale disintegrato porta grande inefficienza produttiva e stress per gli utilizzatori.
Al di là del dimensionamento del software, sul mercato sono presenti molteplici soluzioni con un livello di personalizzazione molto contenuto o troppo oneroso. Questo comporta l’adattamento dell’azienda al software e non il contrario: assurdo!
Software gestionale obsoleto
Sul mercato si trovano soluzioni ERP ben note, potenti, molto funzionali ed estremamente robuste: alcune potrebbero vincere la coppa “Miglior software ERP” se la competizione si fosse tenuta 40 anni fa!!
Queste soluzioni sono nate con l’avvento del computer o, più generalmente, con la nascita dell’informatica. Non solo gli utilizzatori, ma anche gli sviluppatori sono in pensione, se va bene!
Di sicuro nel 1980, quelle soluzioni digitali erano all’avanguardia, ma proiettare queste soluzioni tecnologiche ai giorni contemporanei significa trasportare sistemi obsoleti nell’epoca dell’innovazione. Nonostante questo, le aziende continuano ad utilizzarle, imperterrite… L’idea di sostituire questi sistemi, sebbene superati sotto tutti i punti di vista, fa paura, soprattutto agli imprenditori. La resistenza a tale cambiamento tecnologico è paragonabile alla resistenza del Ponte Einstein-Rosen!
Utilizzare un vecchio sistema informativo, comporta utilizzare vecchi sistemi, avere una visione obsoleta della produzione, non gestire in maniera completa scorte e magazzini e altre inefficienze citate prima.
Esistono poche soluzioni progettate per garantire una sostituzione graduale del vecchio sistema gestionale.
#1 Controllo di gestione inesistente
In Italia, meno del 15% delle aziende esercitano il controllo di gestione.
Le piccole aziende spesso credono che il controllo di gestione sia una prerogativa delle medie e grandi imprese, invece è obbligatoria per tutti. Il 90% dei fallimenti aziendali deriva proprio da un mancato controllo di gestione che causa una reazione tardiva o errata dell’imprenditore all’andamento negativo dell’azienda, poiché gli mancano le informazioni effettive sull’economics della fabbrica.
Monitorare le performance delle risorse di fabbrica e valutarne la loro efficienza permette di intervenire per migliorare l’andamento della produzione, laddove necessario.
Spesso i titolari non hanno conoscenze approfondite su economia e finanza, per cui nella gestione dell’azienda, non seguono il principio di prudenza. Ciò porta, erroneamente, a basarsi su indici sbagliati per valutare la condizione di benessere economico aziendale.
Negli anni passati, questi errori potevano essere compensati con una buona marginalità dell’azienda, ma al giorno d’oggi, con l’aumento della competizione e dei costi, in molti settori industriali, gli imprenditori non hanno più spazio di errore.
Ad esempio, siamo stati chiamati da un’azienda che aveva un pessimo andamento economico e l’imprenditore non riusciva a capirne la motivazione, in quanto, il fatturato aziendale era sempre in crescita. Ancora prima di visitare i suoi reparti produttivi, abbiamo chiesto di controllare i suoi dati economici, nei quali abbiamo notato diversi conto-terzisti per dei processi di fabbricazione presenti in azienda, in condizioni di capacità produttive non sature. Visionando le fatture di alcuni servizi e materiali, ci siamo accorti che i prezzi erano molto elevati rispetto alla media di mercato; la giustificazione che ci è stata fornita è che i fornitori erano “amici di lunga data”.
Conclusioni sull’inefficienza produttiva
Tutto questo è causato da scelte aziendali viziate da grandi o piccoli errori, dovute alla mancanza di una radiografia completa dello stato di salute dell’azienda: il controllo di gestione.
Le cause appena spiegate sono sicuramente quelle che riteniamo più diffuse e persistenti nelle aziende.
Alcune di esse sono più frequenti in certi settori, altre in altri, ma in ogni caso, i problemi di inefficienza operativa si ripercuotono a livello tattico aziendale. Se questi problemi non vengono risolti in tempi ragionevoli si riflettono anche a livello strategico, fino a condurre l’azienda sulla triste giostra del fallimento.
Per una crescita aziendale, quindi, è fondamentale dedicare la giusta attenzione alle eventuali cause dell’inefficienza, in quanto prevenire è meglio che curare!
Verranno successivamente pubblicati articoli più specifici su ogni causa sopraelencata ed altre cause dell’inefficienza produttiva con le possibili soluzioni.
Se sei un imprenditore e trovi che nella tua fabbrica persista almeno una di queste cause, contattaci subito per minimizzare i relativi rischi! Se, invece, ne hai più della metà, forse è il caso di intraprendere la gestione della crisi d’impresa!
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